Qué es un ERP y qué ventajas ofrece a las empresas

ERP es el acrónimo de Enterprise Resources Planning y hace referencia al software y a los sistemas utilizados en una empresa para integrar y gestionar todos los procesos de una organización, ya sea clientes, inventario, compras, ventas, contabilidad, recursos humanos, fabricación, etc. 

La característica central de todos los sistemas ERP es una base de datos compartida que admite múltiples funciones utilizadas por diferentes unidades de negocio. En la práctica, esto significa que los empleados de diferentes departamentos, por ejemplo, contabilidad y ventas, tendrán permisos específicos para acceder a esa información  y así realizar sus tareas. 

Los ERP conectan todos los aspectos de una empresa. Un sistema de software de ERP permite aumentar la productividad de tu empresa, mejorar el rendimiento y la gestión de proyectos, ya que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar con precisión sobre la salud financiera y los procesos de una organización.

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Ventajas de implementar un ERP en tu empresa

La importancia de ERP gira en torno a lo que puede hacer por su negocio. El ERP gestiona una serie de funciones comerciales o de administración, por ejemplo mediante las automatizaciones diarias. El software crea una operación más ágil y precisa y proporciona una vista completa de 360 grados de los entresijos de tu negocio. Con un ERP, las empresas pueden mejorar tanto la eficiencia como la productividad del usuario, volviéndose ágiles, lo que mejora el servicio al cliente.


 

1. Ventaja Competitiva

Un software ERP requiere una inversión importante, pero también hay un costo aún mayor en no realizar la inversión. Mientras que algunos fabricantes optan por ceñirse a los métodos probados y verdaderos del pasado, otros buscan soluciones tecnológicas. La implementación del software lo ayuda a mantenerse por delante de la competencia gracias a todas las ventajas que le ofrece a los diferentes departamentos de la empresa. Por ejemplo, un fabricante no debería darse el lujo de posponer una implementación de ERP mientras su competencia invierte en ERP y comienza a cosechar los frutos pues puede quedarse desfasado y nuestra competencia ganarnos terreno. 

2. Más eficiencia en los procesos y productividad 

Una plataforma ERP elimina los procesos repetitivos y reduce en gran medida la necesidad de ingresar información manualmente, lo que no solo mejora la productividad del usuario, sino que, al acceder en tiempo real a la información, evitamos incluir datos erróneos o duplicados. Cuando las tareas son muy repetitivas y ocupan demasiado tiempo, es crucial contar con la tecnología de un ERP que nos permita automatizar esos procesos redundantes (como la generación de facturas, albaranes, etc.) y así dedicar el tiempo a otros proyectos y tareas más urgentes. 

3. Posibilidad de realizar previsiones e informes personalizados

Al centralizar toda la información, el ERP brinda a sus usuarios, y especialmente a los gerentes, la posibilidad de estimar escenarios futuros y así poder planificar las acciones con antelación. Desde el inventario y ventas hasta la contabilidad y servicio al cliente. Dado que la información dentro de ERP es lo más precisa posible y se actualiza en tiempo real, las empresas pueden realizar estimaciones realistas y disponer de toda la información en la pantalla de su ordenador (e incluso dispositivos móviles si el ERP lo permite), con informes personalizados y cuadros de mando al momento, sin necesidad de depender de la ayuda de IT, para ayudar a la toma de decisiones. 

4. Comunicación y colaboración interdepartamental

La colaboración entre departamentos es una parte crucial y necesaria en prácticamente todos los negocios pero muchas veces no existe la suficiente comunicación entre ellos, lo que puede provocar malentendidos y problemas futuros . Dado que los datos añadidos en su ERP están centralizados y son consistentes, los departamentos pueden trabajar juntos, compartiendo información y colaborando cuando sea necesario.

Normalmente, los ERP cubren todos los aspectos de una empresa, por lo que puede ser utilizado por todos los departamentos para fomentar los esfuerzos colaborativos e interdepartamentales. 

5. Ahorro

Aunque implantar un ERP suele requerir de una inversión inicial grande y, quizás, de posibles costes mensuales recurrentes, un software ERP reduce considerablemente los costes administrativos y operativos de tu empresa. Quizá estos cambios no los notes el primer día, pero en periodo muy corto de tiempo, notarás como poco a poco podrás administrar el dinero en otras áreas más necesarias. 

Un ERP permite a los fabricantes gestionar operaciones de forma proactiva, evita interrupciones y retrasos, elimina atascos de información y ayuda a los usuarios a tomar decisiones más rápidamente. Todo esto conlleva un gran ROI (retorno de la inversión) y el ahorro estará asegurado. 

6. Movilidad

Una ventaja de muchos ERPs es la posibilidad de usarlos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, por lo que ofrece una gran ventaja, por ejemplo, a comerciales o empresas que deban realizar mantenimientos en domicilios, ya que podrán llevar consigo el programa y actualizar en el mismo momento la información. Un ERP se actualiza en tiempo real, por lo que no importa si está utilizando el software ERP por la mañana, por la tarde o desde una ubicación remota, la oportunidad de comunicarse, compartir información y usar datos siempre está disponible.

7. Sistemas flexibles

Las plataformas de software ERP modernas son robustas, flexibles y configurables. Muchos ERP se adaptan en gran medida a las necesidades de una empresa, y además son escalables, lo que garantiza que no tendrá que comprar una nueva solución una vez que sus necesidades cambien o su empresa crezca. Al implementar el software ERP de su elección, es importante asegurarse de que puede personalizar las aplicaciones y procesos, de modo que su sistema tenga todas las funciones necesarias para ayudar con las operaciones comerciales diarias.

El ERP Odoo es uno de los programas más flexibles del mercado, ya que se trata de un software de código abierto. El mismo crecerá de la misma forma que crece su negocio, ya que le permitirá añadir nuevos usuarios y funcionalidades personalizadas gracias a aplicaciones como Odoo Studio. La flexibilidad de ERP también depende de cómo se implementa, lo que se puede hacer en la nube o en las instalaciones.

8. Mejor servicio de atención al cliente

Si toda la información de nuestros clientes está centralizada, es mucho más fácil para los empleados de la empresa brindar un gran servicio de atención al cliente. Los ERP generan un registro con el histórico de nuestros clientes, ya que muchos de ellos también llevan integrado un CRM, donde los comerciales y usuarios de atención al cliente podrán interactuar mejor con los clientes gracias al acceso rápido y preciso a la información y al histórico de los mismos. 

Además, ERPs como Odoo, tienen la posibilidad de instalar aplicaciones de automatización de marketing, lo que garantiza que se interactúe con sus clientes de manera constante y automatizada (encuestas de satisfacción, campañas de correo electrónico, gestión de redes sociales, etc.).

Desventajas de los ERPs

  • Costes asociados al ERP: dependiendo de cuánto pueda gastar su empresa en términos de presupuesto, el precio del mismo puede ser una desventaja. En la mayoría de las soluciones ERP, se aplican varios costes como licencias, implementación o posibles tarifas mensuales recurrentes, y algunos pueden excederse de nuestro presupuesto.  La investigación previa sobre los ERP más económicos, lo ayudará a evitar gastar más dinero de lo previsto.   

  • Para tener éxito, es necesario contar con formación y capacitación en el programa: si elige renunciar al proceso de capacitación o si el proveedor de ERP que eligió no ofrece capacitación en software ERP, estaremos en posición de desventaja ya que no conocer el funcionamiento del software significa que existe un mayor riesgo de cometer errores y tiempo perdido en entender el programa, lo que conduce a una falta de productividad. Encontrar un proveedor que ofrezca capacitación en ERP, en última instancia, hará que el software sea más fácil de usar y sus usuarios saquen todo el partido a su ERP. 

  • No comprar un sistema personalizable: no todos los ERP son iguales, y es que contar con una solución ERP con módulos y aplicaciones personalizaras ayudará a las actividades y procesos diarios de su empresa.  Gastar dinero en un sistema que no se adapta a lo que su empresa necesita, posiblemente sea una mala inversión. Y por otro lado, tampoco deben incluir más funcionalidad de las que necesitamos, para no tener aplicaciones inactivas sin ningún uso para su negocio. 

  • Resistencia al cambio, ¡Fuera Excel!: los empleados pueden tardar algún tiempo en acostumbrarse a un nuevo software ERP, lo que puede provocar que no se hagan uso de todas las funcionalidades y no podamos sacar todo el provecho del mismo. Otros usuarios pueden ejercer gran resistencia al cambio, por no estar acostumbrados y pueden poner trabas o dificultar el proceso de implantación. Es necesario explicar a estos usuarios la importancia del cambio y que una vez que el usuario comprenda a mayor nivel la potencia del ERP y de sus posibilidades, su trabajo será mucho más liviano y productivo. 

¿Cuándo es el mejor momento para apostar por un ERP?

Si bien algunas empresas ya cuentan con este tipo de programa, hay muchos que deben actualizarlo o pasarse a la nube. Una solución de ERP debe tenerse en cuando se presentan algunas de las siguientes características:

  • Los procesos empresariales existentes ya no funcionan o funcionan de manera ineficiente (estrangulamiento/cuello de botella)

  • La compañía no crece, o al menos no al ritmo que debería porque nuestro sistema está anticuado o poco automatizado.

  • No se cuenta con los requisitos actuales de seguridad para mitigar posibles riesgos. 

  • La empresa comienza a abrir nuevas líneas de negocio como por ejemplo una tienda online que deba integrarse con tu ERP, etc. 

Por supuesto, también es important plantearse adquirir un ERP cuando una empresa empieza de cero.  Es el mejor momento para arrancar, ya que luego no tendremos que trasladar de una base de datos a otra toda la información y podremos conservar nuestro histórico desde el día 1. 

En Nanobytes llevamos años realizando implantaciones con éxito de diferentes ERPs, especializándonos en el ERP Odoo por su gran flexibilidad y el bajo coste que supone a los clientes. 

Si quieres más información sobre nuestra metodología, precios, etc., ponte en contacto con nosotros y te informaremos sin compromiso. Esperamos que este post te haya sido de utilidad. Si te ha gustado, ¡no olvides compartir en tus redes sociales!