Alojar ERP, ¿en servidor cloud o en servidor propio?

Cuando una empresa se embarca en una implantación de un software ERP (Enterprise Resources Planning) , uno de los factores críticos que va a afectar a esa decisión es la elección del alojamiento. Es decir, decidir si implantarlo en sus propias instalaciones (on premises) o en la nube. 

Para ello, en primer lugar, debemos tener claras cuáles son las propiedades y recursos con los que cuenta cada compañía: tamaño, sector, modelo de negocio, etc. Las grandes empresas suelen contar con servidores propios. Por tanto, son las PYMEs las que más necesitan plantearse esta duda e intentar resolverla. 

Los sistemas ERP basados en la nube son más comunes que nunca. Hoy en día, casi todos los proveedores de ERP ofrecen alguna forma de opción de implementación en la nube, y algunos han abandonado por completo la opción de instalarlo en sus propios servidores, y se centran en opciones tipo IaaS, PaaS o SaaS,  aunque hasta hace poco era el sistema más común en los ERP. 

Pero todavía existen varias razones por las que una pequeña o mediana empresa podría elegir un sistema tradicional en las instalaciones. ¿Cuál es el adecuado para su organización? En este post te daremos algunas claves y diferencias entre los ERP alojados en un servidor cloud y en servidor propio (on-premises).

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Ventajas y desventajas ERP cloud vs ERP local


Propiedad

Un ERP on-premises está instalado de forma local, es decir, en los propios ordenadores y servidores de la empresa. La principal ventaja de este sistema es la propiedad, ya que el comprador lo adquiere y puede utilizarlo de manera indefinida aunque haya pagado solo una vez por él. Aun así, no se trata de una opción barata, ya que la empresa deberá disponer recursos para la gestión del servidor, mantenimiento, actualizaciones y correcciones de errores. 

La ventaja del sistema on-premises es que todos los datos permanecen en el lado del usuario, teniendo el control para decidir cómo gestionar el software.

Un software ERP basado en la nube se aloja en los servidores del proveedor y se accede a él a través de un navegador web. Algunos proveedores también ofrecen implementaciones "híbridas", en las que el software en la nube se aloja en los servidores privados de una organización. 

Precio

Si bien hay muchas excepciones a esta regla, en general, el software en la nube tiene un precio de suscripción mensual o anual, con tarifas recurrentes adicionales por soporte, capacitación y actualizaciones.

El software en las instalaciones generalmente se cotiza bajo una tarifa de licencia perpetua única (generalmente basada en el tamaño de la organización o el número de usuarios concurrentes). Hay tarifas recurrentes por soporte, capacitación y actualizaciones.

Por lo tanto, los sistemas en las instalaciones generalmente se consideran un gasto de capital (una gran inversión inicial). Los sistemas basados ​​en la nube, por otro lado, generalmente se consideran un gasto operativo (un costo adicional que la organización seguirá pagando).

La inversión reducida que llevamos a cabo al iniciar el proceso ha contribuido a su adopción generalizada. Sin embargo, a lo largo de un ciclo largo, es muy posible que terminemos pagando más dinero del que habríamos invertido con un ERP on premise.

Seguridad

La seguridad es a menudo la principal preocupación para los posibles compradores de ERP. No es de extrañar, considerando la información crítica almacenada en un sistema ERP, incluidas las finanzas de la empresa, secretos comerciales corporativos, información de empleados, clientes, etc.

Aun así, cada vez los compradores se están volviendo menos escépticos ya que los proveedores Cloud cuentan con estándares estrictos para mantener los datos seguros. Además, se pueden solicitar auditorías de seguridad en el caso por ejemplo de que un proveedor sea desconocido.

La mayoría de los sistemas en la nube permiten una fácil accesibilidad móvil y muchos incluso ofrecen aplicaciones móviles nativas. Pero esta facilidad de acceso también viene con mayores consideraciones de seguridad, especialmente si los empleados acceden a los archivos de la empresa en sus dispositivos móviles personales.

En cuanto a la personalización, normalmente los ERP cloud ofrecen menos flexibilidad en las empresas que quieren adaptar el sistema a sus procesos y flujos operativos. Sin embargo, existen ERPs como Odoo, que a pesar de estar alojados en la nube, cuentan con un nivel muy alto de personalización al tratarse de un software Open Source. 

Flexibilidad del software

Otra diferenciación es la flexibilidad que nos brindan los servicios en la nube. Si instalamos el ERP en nuestra infraestructura tendremos que contratar servidores muy robustos si tenemos pensado crecer en el futuro. Por el contrario, los entornos en la nube permiten el crecer o decrecer de una manera muy sencilla ya que son totalmente escalables

¿Dónde alojar un ERP si soy una PYME?

En resumen, podemos decir que ambos sistemas pueden llegar a ser similares en cuanto a la capacidad de trabajo. La mayor diferencia, sin embargo, radica en el presupuesto y en la seguridad.

Si hablamos de una pyme, nuestra opción está clara: servicios cloud. Y es que la nube es una excelente opción y económicamente flexible para alojar tu ERP sin necesidad de preocuparte por la seguridad, mantenimiento del servidor o  actualizaciones. 

De todas formas, es fundamental pararse un momento a analizar las necesidades y condiciones específicas que mejor se ajusten a los intereses de la empresa y del empresario, el cual, en muchas ocasiones prefiere optar por una solución más tradicional, al fin y al cabo la decisión es solo suya.

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