Cómo implantar un ERP con éxito aplicado a Odoo

Fases y puntos clave a tener en cuenta

Los ERP (Enterprise Resource Planning) son soluciones amplias que atraen a clientes con estructuras organizacionales diferentes, diversidad de sectores y que pueden ser usado en compañías desde 1 o 2 puestos de trabajo a cientos. En este post, le contaremos desde nuestra experiencia, cómo realizar implantaciones ERP exitosas, enfocándonos en el software Open Source Odoo

Muchas veces es difícil saber de antemano el nivel de organización que podemos esperar de un cliente o el nivel de conocimiento que tienen sobre los requerimientos. Otras veces, el cliente tiene en mente una serie de funcionalidades que pueden ir variando conforme pasa el tiempo. 

Por ello es necesario atar los máximos cabos posibles y realizar un prototipo o una aproximación que sea aplicable a todas estas diferentes circunstancias pero sin ser demasiado rígida para evitar el no poder adaptar el programa en el futuro. 

Todas estas peculiaridades hacen que Odoo sea un ERP potente y que sea posible integrarlo en cualquier compañía, pero esto también implica ciertos retos en el lado de la implementación

Standard First

Lo primero que debemos de realizar es el principio de “Standard First”. Esto quiere decir que siempre debemos de intentar encontrar una solución, para un requerimiento específico, basada en una funcionalidad estándar de Odoo. Quizá esta solución sea muy básica y necesite algunos ajustes leves o personalización usando por ejemplo la aplicación Odoo Studio. 

Los desarrollos deben realizarse solo si es estrictamente necesario en el caso en el que no exista una funcionalidad de base en Odoo, ¿y esto por qué? 

Los desarrollos retrasan la implementación del proyecto de forma muy significativa e incrementan la complejidad del sistema y nos pueden provocar problemas a futuro si queremos hacer un upgrade o implementar modificaciones en el mismo o incluso realizar una migración de base de datos. También, estos desarrollos pueden causar gastos adicionales.  

Esto no quiere decir que no se deben realizar desarrollos. Los desarrollos son necesarios y aportan miles de posibilidades a un proyecto, si son realizados de la manera correcta para ello. Por ello, si está pensando  en implementar un ERP como Odoo en su empresa debe buscar expertos en implementación de Odoo, para evitar futuros problemas. Desde Nanobytes, le ofrecemos diferentes paquetes de implementación de Odoo y nos ajustamos totalmente a sus necesidades.

    Fases de una implantación ERP

    Es difícil establecer un único enfoque para todas las implantaciones puesto que todas son diferentes entre sí, pero es importante establecer una mentalidad y metodología común para ayudarte a encontrar respuestas a problemas desafiantes que puedan surgir.

    Nuestra metodología nace de nuestra experiencia en cientos de implementaciones de Odoo a diversos clientes y sectores e incluye las siguientes fases:

    1. Consultoría

    El gestor del proyecto recoge y analiza las necesidades del cliente y le indica las mejor solución para su caso en concreto. Dependiendo de la complejidad del proyecto, en este momento ya se podría ofrecer una horquilla de precios en cuanto a presupuesto. En esta fase podemos incluir un prototipo o prueba de concepto para que el cliente pueda hacerse una idea de qué tipo de solución puede esperar de Odoo. 

    • Análisis GAP: Una vez realizado el prototipo, trabajamos un documento "GAP" con funcionalidades que no tiene el prototipo de base y que hay que desarrollar Ad Hoc para las necesidades específicas de su negocio.

    2. Implementación

    La fase de implementación cuenta, a su vez, con 3 etapas: diseño, realización y validación. 

    • Diseño: fase en la que analizamos y refinamos los requerimientos 

    • Realización: donde trabajamos la configuración actual en potenciales desarrollos si son necesarios y, por supuesto, la migración de los datos. 

    • Validación: fase de testeo y validación de lo que se ha configurado y se trasladan al entorno de producción. 

    Una vez que estas fases están finalizadas validamos la fase de implementación, formamos a los usuarios finales, si es necesario se adaptan algunas configuraciones y si todo está validado pasamos a la puesta en marcha. 

    3. Puesta en marcha

    En la fase de puesta en marcha debemos estar preparados para un volumen de consultas alto y debemos asegurarnos de que la puesta en marcha es correcta, exitosa y bien recibida por los usuarios finales.

    4. Seguimiento y soporte

    En esta fase también pueden surgir actualizaciones del programa, nuevos requisitos que antes no se habían dado y cambios del sistema. Si el cliente lo desea, se puede ofrecer soporte técnico y funcional del programa, realizar seguimiento para optimizar flujos, migraciones a nuevas versiones de Odoo, etc.

    Por último, no debe olvidar que una gran parte de la implementación es la formación y capacitación al cliente sobre las configuraciones realizadas en el programa, ya que a la larga, el cliente podrá disponer de más autonomía y podrá formar al resto de usuarios finales.

    No se deje llevar solamente por la satisfacción del cliente

    Durante un proceso de implantación el equipo siempre va a hacer todo lo posible por tener al cliente satisfecho y contento con los resultados pero tal y como vemos en la imagen, la satisfacción del cliente tiende a decaer durante la etapa de implementación.

    Justo después de adquirir Odoo, nuestro cliente está entusiasmado por las posibilidades que plantea el sistema pero durante la implementación puede que la satisfacción del cliente baje justo antes de arrancar la puesta en marcha.

    Pero, ¿por qué? 

    Odoo • Text and Image

    La satisfacción del cliente es algo difícil de medir de una forma precisa antes de realmente empezar a trabajar en la solución en sí misma. A veces debemos comprometernos a realizar requerimientos que se desconocían, otras veces aparecen requerimientos nuevos que no estaban en una primera instancia y la implementación puede verse retrasada. 

    En el momento de comenzar la puesta en marcha del programa nuestro cliente puede verse bajo una gran cantidad de estrés. También es posible que los usuarios finales experimenten resistencia al cambio y además, pueden surgir cambios de última hora que pueden hacer que la frustración aumente. 

    No te dejes llevar por estas situaciones ya que esa satisfacción vuelve a aumentar una vez que el sistema está en producción, y las personas que usan Odoo en su día a día han aprendido a usar el programa y se benefician de la eficiencia del sistema.

    Puntos clave para alcanzar el éxito en una implantación de ERP

    La clave de una implantación de ERP como puede ser Odoo, es enfocarse en el éxito del proyecto y en avanzar con los requerimientos clave para nuestro cliente para establecer y afianzar la confianza. Pero, ¿cómo conseguirlo?

    Responsabilidad

    En cualquier momento el proyecto puede necesitar responsabilidades claras tanto en el lado del implantador del proyecto (partner) como en el lado del cliente.  El cliente es responsable del qué y del por qué y el implementador es responsable del cómo se va a hacer. 

    Está bien decir que no y está bien solicitar precisión y relevancia de los requerimientos, ya que así tendremos una idea más clara de lo que necesita nuestro cliente y podremos aportar mejores soluciones. 

    Simplicidad

    Es importante reducir al máximo posible el papeleo o las reuniones, así como las personas que asisten a las mismas, para evitar aumentar la complejidad del proyecto. 

    Autonomía 

    Como implementadores ponemos toda nuestra experiencia y conocimiento en manos del cliente, formamos a nuestro cliente durante todo el proceso para que ellos internamente puedan distribuir ese conocimiento a sus empleados y conseguir que nuestro clienta tenga autonomía, aspecto que será muy beneficioso para nuestro cliente a futuro. 

    Roles en un proyecto de implementación


    Como ya vimos en el post sobre los roles en un proyecto de implementación, cuando hablamos del personal involucrado en un proyecto de implantación de software como Odoo, tenemos que tener en cuenta que pueden diferir en función del escenario en el que nos encontremos.

    Si el proyecto es sencillo (quick start project) el flujo se reduce bastante, pero si entramos en un proyecto con mayor complejidad, ya sea por tamaño de usuarios o por complejidad del sistema, es posible que tengamos más intermediarios con los que tratar. Por tanto, una de las primeras decisiones a tomar es definir un  SPOC (punto único de contacto) con nuestro cliente, para centralizar las comunicaciones y las tomas de decisiones. 

    Por todo esto, un proyecto de implantación de ERP conlleva una serie de fases, recursos humanos y económicos. También necesitaremos disponer de un tiempo, que dependerá en gran medida de la complejidad, desarrollos y otros posibles retrasos y, probablemente, altibajos durante el proceso . Por tanto, es una decisión importante que requiere de un buen asesoramiento y confianza en el partner que le acompañará durante el proceso. 

    Si está ahora mismo planteándose la idea de adquirir un ERP o simplemente cambiar su software actual por Odoo, puede contactar con nosotros sin ningún compromiso y le asesoraremos sobre la mejor forma de proceder y próximos pasos a realizar. 

    Esperamos que este post os haya sido de utilidad, en caso de que tengáis dudas, sugerencias o cualquier comentario sobre el artículo, podéis dejarlos en los comentarios y compartirlos con nosotros.