¿Qué es un ERP?

Un ERP significa, en inglés, Enterprise Resource Planning, lo que en español llamamos sistema de planificación de recursos empresariales. En otras palabras, un ERP es un software capaz de integrar todos los procesos de una empresa en una única herramienta, facilitando tanto los flujos de información como los procesos de automatización y ayudando a la toma de decisiones basada en todos los datos integrados que tiene el sistema.



Un poco de historia

En 1990, Gartner creó el término ERP para describir la evolución de la planificación de necesidades de materiales (MRP) y la planificación de recursos de fabricación (MRP II).

Los sistemas de planificación de recursos empresariales evolucionaron rápidamente durante los años noventa en respuesta al efecto 2000 y a la introducción del euro. La mayoría de las empresas consideraban que el efecto 2000 y el euro eran una buena oportunidad para adoptar sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y de esta forma sustituir múltiples sistemas antiguos por un paquete normalizado que también podía abordar estas cuestiones.


Principales características de los sistemas ERP

Integración en toda la empresa. Los procesos de la empresa se integran de extremo a extremo entre departamentos y unidades de negocio.

Por ejemplo, un nuevo pedido inicia automáticamente una verificación de crédito, consulta la disponibilidad del producto y actualiza el programa de distribución. Una vez enviado el pedido, se envía la factura.

Operaciones en tiempo real. Dado que los procesos del ejemplo anterior se producen a los pocos segundos de la recepción del pedido, los problemas se identifican rápidamente, lo que da al vendedor más tiempo para corregir la situación.

Una base de datos común. Una base de datos común es una de las ventajas del sistema ERP, ya que permite que los datos se registren una única vez y que cada departamento pueda acceder a los mismos.


Tipo de instalación

Hasta ahora lo más común eran las instalaciones locales en la sede del cliente, pero la adopción de sistemas ERP en la nube está creciendo rápidamente. La mayoría de los proveedores ofrecen una versión en nube de su producto. Las mejores hacen hincapié en el aumento de la seguridad y en la adopción de la normativa más reciente.

Los sistemas ERP pueden ser libres (de código abierto) o privativos. Una gran parte de los ERPs de código abierto están diseñados para pequeñas organizaciones o para instituciones educativas. Ofrecen funcionalidades adicionales limitadas con respecto a las versiones comerciales.


Tipos de ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales normalmente se clasifican en niveles según el tamaño y la complejidad de las empresas a las que atienden. Los niveles habituales incluyen:

ERP’s de Nivel I (Tier I) Dan soporte a grandes empresas globales y gestionan asuntos internacionales, incluyendo divisas, idioma, alfabeto, código postal, reglas de contabilidad, etc. Durante décadas, Oracle y SAP han sido considerados Nivel I. Odoo se encuentra en el primer nivel.

ERP’s gubernamentales de nivel I. Dan soporte a administraciones públicas. Estos proveedores gestionan la contabilidad, recursos humanos y aprovisionamiento. Oracle, SAP y PRISM de CompuServe son considerados NIVEL I.

ERP’s de Nivel II (Tier II). Ayudan a grandes empresas que pueden operar en múltiples países pero que carecen de alcance global. Los clientes Tier II pueden ser entidades independientes o unidades de negocio de grandes empresas globales. La mayoría de estos ERP’s tienen cierta internacionalización, pero carecen de la escala del Nivel I.

ERP’s gubernamentales de nivel II. Se centran principalmente en administraciones autonómicas y locales. Tyler Technologies y UNIT4 se encuentran en esta categoría.

ERP’s de nivel III (Tier III). Dan soporte a las empresas de tamaño medio. La mayoría gestiona varios idiomas y divisas para relaciones comerciales puntuales.

Los ERP’s de nivel IV (Tier IV). Están orientados a PYMES. Los sistemas ERP diseñados para microempresas a menudo se centran en la contabilidad y no son considerados ERP’s completos.



Beneficios de los sistemas ERP

Eficiencia interna. Los sistemas ERP permiten a las empresas reducir el tiempo necesario para completar prácticamente todos los procesos empresariales.

Mejora la toma de decisiones. Los ERPs promueven la colaboración compartiendo los datos obtenidos en la organización. Los datos compartidos permiten a los departamentos dedicar su tiempo a analizar los datos, sacar conclusiones y tomar mejores decisiones.

Mayor agilidad. La estandarización y la simplificación dan como resultado estructuras menos rígidas. La empresa es más ágil y puede adaptarse rápidamente a las situaciones.

Seguridad mejorada. Aunque la seguridad de una base de datos centralizada es crítica, es más eficaz y permite un mayor control cuando se encuentra centralizada que cuando esos datos están dispersos en cientos de servidores, en armarios o en escritorios.


¿Para qué sirve un ERP?

Los ERPs mejoran la eficiencia y efectividad de la empresa.

1. Integrar la información financiera. Sin un sistema integrado, departamentos como contabilidad, ventas, etc. utilizarían herramientas de software independientes, cada una de los cuales arrojaría cifras diferentes de ingresos y gastos. Los empleados al final terminarían invirtiendo semanas para cuadrar los números.

2. Integrar los pedidos. Un ERP coordina el registro de pedidos, la fabricación, el inventario, la contabilidad y la distribución. Esto es mucho más simple y menos propenso a errores con un único sistema que con una serie de sistemas independientes organizando cada parte del proceso.

3. Proporcionar perspectivas a partir de la información de los clientes. La mayoría de los ERPs incluyen herramientas CRM para realizar un seguimiento de todas las interacciones con los clientes. La combinación de estas interacciones con información sobre pedidos, entregas, devoluciones, solicitudes de servicio, etc., proporcionan información sobre el comportamiento y las necesidades de los clientes.

4. Estandarizar y acelerar la fabricación. Las empresas manufactureras a menudo se encuentran con varias unidades de negocio fabricando artículos similares pero usando diferentes métodos y sistemas informáticos. Los sistemas ERP pueden estandarizar y automatizar los procesos de fabricación y soporte. Esta estandarización ahorra tiempo, aumenta la productividad y reduce el número de personas necesarias.

5. Estandarizar la información de RRHH. Muchas empresas, especialmente aquellas con múltiples unidades de negocio, carecen de un sistema estándar y simplificado de comunicación con los empleados y de seguimiento de horas y gastos. Un sistema ERP, con un portal de autoservicio, permite a los empleados gestionar su propia información personal. También facilita la generación de informes, seguimiento de gastos, las solicitudes de vacaciones y permisos, formación, etc. Mediante el registro de información, como títulos, certificaciones y experiencias laborales, en un repositorio de recursos humanos, es más fácil identificar los perfiles que mejor se adapten a las aptitudes requeridas.

6. Estandarizar el aprovisionamiento. En ausencia de un sistema de aprovisionamiento integrado, el análisis y seguimiento de las compras en toda la empresa es un reto. Las grandes empresas a menudo encuentran que diferentes unidades de negocio compran el mismo producto sin recibir descuentos por volumen de compra. Las herramientas de compras ERP permiten identificar los productos y servicios más utilizados en la empresa y negociar con los proveedores.

7. Facilitar la presentación de documentación a la administración. Un ERP al estar integrado, entre otros, con el departamento de contabilidad, genera los documentos necesarios para cumplir con las obligaciones fiscales.