Escrito por Javier Ruiz - Director del Departamento de Proyectos

Ticket BAI con Odoo

En la búsqueda constante de fortalecer la fiscalidad y combatir el fraude en el País Vasco, surgió en 2017 el TicketBAI. Este sistema, diseñado para optimizar la presentación de documentos tributarios, busca digitalizar y automatizar la gestión de facturas y tickets. Su origen se fundamenta en la necesidad de agilizar la interacción entre empresas y autoridades fiscales, promoviendo la eficiencia, transparencia y conformidad con las regulaciones tributarias.

En este artículo, explicaremos más detalladamente qué es TicketBAI, y exploraremos cómo Odoo, el software de gestión empresarial de código abierto, puede agilizar su cumplimiento, permitiendo a las empresas controlar de manera efectiva sus operaciones financieras.

1. ¿Qué es TicketBAI?
2. Funcionamiento de TicketBAI
3. Ventajas e inconvenientes de TicketBAI
4. Cómo Odoo ayuda a cumplir con el TicketBAI

¿Qué es TicketBAI?

TicketBAI es un proyecto liderado por el Gobierno Vasco junto con las tres Haciendas Forales, cuyo principal propósito es luchar contra el fraude fiscal en la Comunidad Autónoma Vasca. Este sistema impone obligaciones legales y técnicas que requieren el uso de un software de facturación por parte de todas las personas físicas y jurídicas que realicen actividades económicas en la región.

Así pues, respecto a los afectados por esta regulación, TicketBAI afecta a todas las personas físicas y jurídicas, así como a entidades sin personalidad jurídica, que desarrollen actividades económicas y estén sujetas a la competencia normativa de las Haciendas Forales Vascas en el IRPF o en el Impuesto de Sociedades.

Funcionamiento de TicketBAI 

El proceso de TicketBAI busca la eficiencia, garantizando el seguimiento de todas las transacciones económicas. El procedimiento consta de los siguientes pasos:

• Generación de fichero XML: Por cada factura emitida, el software crea un fichero XML, el cual contiene la información detallada de la transacción.
• Envío a la Hacienda Foral: El fichero se envía a la Hacienda Foral correspondiente, donde se realizará un exhaustivo análisis de la transacción.
• Asignación de código QR y código identificativo: La Hacienda asigna un código QR y un código identificativo al fichero, facilitando así el seguimiento de la transacción.
• Devolución del archivo al emisor: La Hacienda devuelve el archivo al software emisor, completando así el ciclo. La factura es generada instantáneamente, validando la transacción y proporcionando al comprador su factura de manera inmediata.

Ventajas e inconvenientes del TicketBAI

Entre las ventajas que ofrece este proyecto, podemos destacar su capacidad para automatizar la recopilación y gestión de documentos tributarios, reduciendo el tiempo y esfuerzo dedicado a estas tareas.

Asimismo, facilita la comunicación entre empresas y autoridades fiscales, promoviendo la transparencia y la eficiencia en la presentación de información tributaria. Además, gracias a la automatización, se reduce el riesgo de errores manuales en la presentación de documentos tributarios, mejorando la precisión y evitando posibles sanciones.

A pesar de estas ventajas, la implementación del TicketBAI puede presentar inconvenientes, especialmente en el ámbito económico y por las posibles sanciones por incumplimiento.

Por un lado, puede requerir una adaptación tecnológica para aquellas empresas que aún dependen en gran medida de procesos manuales o sistemas tradicionales, lo que puede suponer un incremento inicial en los costes, aunque estos suelen ser compensados por las eficiencias a largo plazo.

Por otro lado, uno de los mayores inconvenientes está relacionado con las posibles sanciones por no cumplir con la normativa de TicketBAI, ya que alterar datos, destruir o manipular el software puede resultar en multas sustanciales.

Cómo Odoo ayuda a cumplir con el TicketBAI

Para implementar TicketBAI en su negocio y cumplir con las normativas, es esencial contar con un programa informático oficialmente registrado como "software garante", es decir, programas informáticos reconocidos por las Haciendas Forales para respaldar las obligaciones tributarias de las empresas en relación con TicketBAI.

Muchos sistemas ERP y programas de facturación ya cuentan con la certificación necesaria como software garante. Algunos partners de Odoo están registrados como software garante, así como la matriz Odoo S.A. Por ello, Odoo se presenta como una solución integral para complementar las funcionalidades del TicketBAI. 

El funcionamiento del sistema es muy sencillo. En Odoo, cuando creas una factura, el primer estado que tiene la factura es el borrador, lo que significa que no tiene número ni fecha porque dicha factura se encuentra en proceso de elaboración.

Una vez que la factura se valida, adquiere la fecha de la validación y el siguiente número de factura de forma correlativa. En el momento de la validación, el conector integrado de TicketBAI automáticamente solicitará una comunicación con la Hacienda Foral pertinente, en la cual el sistema automáticamente se registrará en el sistema TicketBAI, comunica los datos de la factura, y se genera el QR. Este QR se incrustará en la factura y la factura quedará registrada y validada.

En este punto, dicha factura ya solo podrá tener leves modificaciones registrales y no se podrá modificar. Una vez registrada la factura, ya solo podrá ser rectificada o cancelada si se puede demostrar que la operación contenida en la factura jamás se ejecutó.

Es importante destacar que TicketBAI solo entiende de facturas de cliente, es decir, las emitidas, por lo que todo lo explicado no se aplica a las facturas de proveedores.

En definitiva, la integración de Ticket BAI con Odoo emerge como una estrategia efectiva para empresas que buscan una gestión tributaria y contable más eficiente, ya que pueden optimizar sus procesos, mejorar la precisión en la presentación de documentos tributarios y avanzar hacia una gestión empresarial más efectiva en un entorno cada vez más digitalizado.