Los roles clave en la implementación de un ERP

Selección del equipo interno encargado de la implantación del ERP

Seleccionar adecuadamente el perfil y rol del personal que conforma el equipo de implantación es crucial para realizar una implantación con éxito. Por ello, te damos algunos consejos para conseguir una estructura correcta en tu equipo: 

1. Selecciona a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos, es fundamental que te asegures que las responsabilidades asignadas a cada uno de los miembros del equipo van de acuerdo a sus habilidades, conocimientos y área de experiencia. Evita dar el cargo a una persona solamente por cuestiones de organigrama o títulos y evita, en la medida de lo posible, cambios en la estructura para no perder trazabilidad. 

2. Otorga autonomía y poder de decisión a los encargados del proyecto. Al empoderarlos los ayudarás a tomar el reto de manera más formal y sabiendo que la responsabilidad es suya. Procura que tengan sus objetivos claros y conozcan las tareas que deben llevar a cabo, así como el nivel de autoridad que tienen.

3. Cuida el nivel de comunicación. Es importante que todos los miembros del equipo conozcan los datos importantes, así como cambios en el proyecto para estar en sintonía y alineados con los objetivos. La comunicación constante es fundamental por lo que si no estás de acuerdo con algo o crees que se puede realizar de otra forma, no dudes en comunicarlo.  También es importante grabar las reuniones o realizar actas para saber qué temas se han tratado en la misma ya que puede ser un material que necesitemos en el etapas más avanzadas de la implementación.

Cuando hablamos del personal involucrado en un proyecto de implantación de software definimos una serie de roles que pueden diferir en función del escenario en el que nos encontremos:

• Proyectos pequeños: proyectos más pequeños para compañías pequeñas o mediana

• Proyectos grandes: donde la complejidad se incrementa y el número de usuarios crece.

Roles en una implementación ERP simple

En un proyecto simple normalmente no necesitaremos muchos usuarios implicados en el lado del cliente. Es posible que nuestro cliente sea una pyme pequeña donde podamos tratar directamente con el responsable IT o el gerente haciendo más sencilla la comunicación y toma de decisiones. 

Los roles que podemos encontrarnos en un proyecto simple de implantación de ERP son los siguientes:

• Business Advisor: el business advisor se encarga de tratar con los clientes, realizar la venta y estar ahí para el cliente, comprobando que las expectativas y satisfacción se cumple, así como que el proyecto sigue su curso correctamente. 

• Líder del proyecto (project manager): responsable del proyecto de implantación de la parte de implementación. El project manager también puede requerir ayuda de expertos en otras áreas o programadores en caso de realizar desarrollos personalizados. Es importante que la persona tenga competencias de liderazgo y que pueda tener una visión integral del proyecto como un todo. Además, el jefe de proyecto debe monitorear los avanzar y conservar la documentación de cada fase del proyecto para asegurarse de que va todo en orden y conforme a la planificación. 

Y en el lado del cliente: 

• Punto único de contacto (SPOC):  es el punto de contacto que tendremos con el cliente. Debe ser una persona y no cambiar en el tiempo en el que se desarrolle la implantación con el fin de centralizar las comunicaciones y el conocimiento, además de la toma de decisiones. También suele ser la persona encargada de formar al resto de empleados o usuarios finales. 

• Sponsor: en algunos casos en el lado del cliente habrá también un sponsor, que será la persona que decidió embarcarse en el proyecto y que está en contacto y coordinación con el punto único de contacto. Se encarga de asegurar que la visión de la empresa esté representada en las prioridades del proyecto.

Roles en una implementación ERP compleja

En un proyecto complejo, las partes siguen siendo las mismas, pero el flujo puede variar. Normalmente para los proyectos más grandes se añade una capa donde estaría incluido el comité directivo que consiste en: 

• Director de proyecto de la parte integradora, se encarga de coordinar el proyecto desde la parte implementadora junto con el equipo operativo. Este usuario también está en contacto con el SPOC del cliente 

• Punto único de contacto , que en este caso no está directamente involucrado en la parte operativa de la implementación. Se encarga de asegurarse de que los hitos se cumplen y que se respeta la planificación.

• Sponsors: Se encarga de asegurar que la visión del proyecto en conjunto junto con las prioridades se mantienen. 

La parte operacional (delivery) es dirigida por el líder de proyecto que trabaja junto con el desarrollador y demás expertos. El líder de proyecto es el único que contacta con los usuarios por parte del cliente (key users) involucrados en el proyecto reduciendo así la complejidad al mínimo. 

Los key users pueden ser multitud de usuarios desde jefes de  de cada departamento a jefes de proyecto, así como desarrolladores que trabajen para nuestro cliente. Además, estos key users deben realizar el testeo de la aplicación para asegurar el buen funcionamiento de la configuración realizada y dar el visto bueno a la parte implementadora.

El testo es fundamental en una implementación de ERP, si no se prueba lo suficiente, el ERP podría estar teniendo un comportamiento no esperado que repercutiría directamente en la operación, como por ejemplo mermando la productividad o incluso afectando directamente las finanzas de la organización.

Este equipo de la parte operacional sería también el encargado de realizar las formaciones al resto de usuarios finales. 

La capacitación y formación es pieza clave en una implantación

Los implementadores del ERP son los encargados de enseñar al resto de usuarios los conocimientos necesarios para utilizar el sistema. El 70% de los problemas que podemos encontrarnos durante una implantación se deben a una mala o nula capacitación. Es por esto que la formación en un proyecto de implantación de un ERP es clave para que los usuarios entiendan y ejecuten correctamente el programa.

El implementador ERP puede capacitar a una o varias personas de la empresa en la que se esté realizando la implantación. Serán los encargados de formarse de una forma más amplia y comunicar esos conocimientos al resto de usuarios.

Soporte y mantenimiento

El proveedor de ERP, por lo general, es el encargado realizar la instalación, aunque el equipo técnico del cliente (si dispone de él) también puede estar implicado en este proceso. Además, la parte integradora también puede ser la encargada de monitorear y mejorar constantemente los sistemas de seguridad.

Se encargan de que solo el personal designado puede tener acceso a según los datos de su empresa. Las medidas de seguridad deben de ser claras, sobre todo si se maneja información privada. Por ello, antes de seleccionar una empresa implementadora se debe tener muy en cuenta estos aspectos.

Los consultores externos de ERP ayudan al personal interno en el manejo del software ERP y del sistema. En la mayoría de los casos, las empresas contratan al consultor del ERP para realizar un mantenimiento integral del sistema, así como realizar labores de soporte, asistencia técnica, reparaciones o actualizaciones del sistema. 

El equipo de Nanobytes está especializado en todas las áreas que afectan a una implantación de ERP (consultoría, sistemas, desarrollo, formaciones..). Si estás pensando en realizar una implantación de ERP en tu empresa no dudes en contactar con nosotros para informarte de todo, sin compromiso. 

Esperamos que este post te sea de mucha utilidad y si tienes cualquier duda puedes dejárnosla en los comentarios.