Cuándo implantar Odoo en una pyme, y cuándo no

El responsable del almacén lleva el stock en un Excel. El de compras necesita consultarlo mientras su compañero lo tiene abierto y, para no interrumpirlo, hace una copia. Mientras tanto, un comercial que está con un cliente revisa la versión que se descargó el lunes. Los tres trabajan con archivos que consideran actualizados y ninguno ha cometido ningún error. Sin embargo, cada uno maneja información distinta.

Escenas como esta ayudan a entender cuándo implantar Odoo en una pyme, mucho más que un catálogo de módulos. La necesidad aparece cuando varias áreas deben consultar los mismos datos y acaban trabajando con copias diferentes. No todas las empresas llegan a ese punto y, entre las que sí lo hacen, cada una llega en un momento distinto.

En pocas palabras

Saber cuándo implantar Odoo en una pyme depende sobre todo de cómo se relacionan sus departamentos. Es una opción especialmente adecuada para empresas de entre cinco y doscientos empleados, aunque puede no compensar cuando la operativa es sencilla, el presupuesto es insuficiente o todavía no se ha definido cómo se quiere trabajar.

¿Cuándo empieza a hacer falta algo más que el Excel?

Llega un momento en el que Excel deja de ser suficiente para gestionar la actividad de una empresa. Ese momento depende más de cómo se organiza el trabajo que del número de empleados. Mientras la información la utiliza una sola persona o un único departamento, una hoja de cálculo puede cumplir perfectamente su función. Las dificultades aparecen cuando varias áreas necesitan consultar o modificar los mismos datos: alguien crea una copia para poder seguir trabajando y, sin darse cuenta, los equipos empiezan a manejar versiones que ya no coinciden.

Hay cuatro señales claras de que una empresa necesita algo más que Excel. La primera es que circulan distintas versiones de un archivo y nadie tiene claro cuál está actualizada. La segunda aparece cuando, para saber cuánto se ha vendido durante el mes, hay que esperar al cierre del departamento financiero. La tercera se da cuando compras desconoce las existencias del almacén o ventas no sabe cuándo llegará un pedido. Y la cuarta es que los procesos han crecido, pero las herramientas utilizadas para gestionarlos siguen siendo las mismas.

El problema no es que Excel funcione mal, sino que se le está pidiendo que resuelva necesidades para las que no fue concebido.

¿Para qué empresas encaja Odoo?

Odoo encaja especialmente en pymes y medianas empresas cuyos procesos implican a varios departamentos. Ese es el perfil de empresa con el que trabajamos: organizaciones de cinco a doscientos empleados y de uno a cincuenta millones de facturación. Tanto la plantilla como la facturación ayudan a describir ese perfil, pero ninguna de las dos cifras basta por sí sola. La clave está en cómo se organiza la actividad, algo que vemos especialmente en cuatro tipos de empresas:

• las que fabrican o ensamblan,
• las que distribuyen,
• las que trabajan con proyectos a medida,
• y las que gestionan inventario real.

En todas ellas hay información que distintos departamentos necesitan consultar y mantener actualizada. Si tu empresa es más pequeña o tiene una operativa sencilla, es posible que ahora mismo te convenga una herramienta menos compleja que Odoo. Es algo que podemos valorar contigo desde la primera conversación.

¿Qué cambia cuando los departamentos consultan la misma información?

Cuando almacén, compras, ventas y contabilidad trabajan con los mismos datos en lugar de mantener archivos separados, se producen tres mejoras importantes en el día a día.

La primera es que todos consultan una información común y actualizada. Si alguien introduce un cambio, los demás departamentos pueden verlo sin tener que intercambiar nuevas versiones de un archivo. Esto también facilita el cierre mensual, porque reduce el trabajo de comparar y cuadrar los registros que cada área ha llevado por separado, una tarea que suele consumir tiempo aunque no siempre se tenga en cuenta.

La segunda mejora es la trazabilidad. El sistema permite saber quién ha modificado un dato y cuándo, sin necesidad de llevar un registro adicional. Con hojas de cálculo dispersas, reconstruir esos cambios suele exigir una revisión manual que no siempre permite averiguar qué ha ocurrido.

La tercera se aprecia especialmente con el crecimiento de la empresa. A medida que aumentan la actividad, el equipo y las necesidades de gestión, Odoo puede ampliarse sin tener que sustituir todo el sistema. Una hoja de cálculo, en cambio, acaba encontrando sus límites.

¿Hay que implantar Odoo entero de golpe?

No es necesario implantar todas las funcionalidades de Odoo a la vez, y esa posibilidad de avanzar por fases facilita su adopción en una pyme. Odoo reúne más de treinta áreas de negocio en un mismo sistema, entre ellas ventas, compras, almacén, fabricación, contabilidad, recursos humanos y proyectos. Cada empresa puede comenzar con los módulos que necesita y añadir otros conforme evoluciona su actividad.

Empezar por lo imprescindible también permite evitar un problema habitual: tener que cambiar de herramienta tres años después porque la empresa ha crecido y la solución elegida ya no responde a sus necesidades.

Además, Odoo es el ERP de código abierto más implantado del mundo. Su principal ventaja práctica es que muchas de las funcionalidades que una empresa puede necesitar más adelante ya existen. En lugar de incorporar un sistema independiente para cada nueva necesidad, es posible ampliar el que ya está utilizando.

¿Cuándo no compensa implantar Odoo?

Odoo no es la mejor opción para todas las pymes. Hay tres casos en los que desaconsejamos su implantación, y conviene tenerlos en cuenta antes de valorar sus ventajas.

Cuando la operativa es sencilla. Si tu empresa tiene menos de cinco personas y solo necesita facturar, llevar la contabilidad y hacer el seguimiento de sus clientes, probablemente le baste con un programa de facturación. Hay soluciones que cubren esas tareas por mucho menos de lo que cuesta implantar Odoo. La situación cambia cuando aparecen necesidades que van más allá de la facturación: gestionar inventario con distintas reglas y ubicaciones, organizar la fabricación mediante órdenes y escandallos o establecer permisos de acceso a la información para un equipo más amplio.

Cuando el presupuesto es insuficiente. El coste de implantar Odoo depende del alcance del proyecto, por lo que nuestro departamento de ventas prepara la valoración después de analizar cada caso. Una implantación mal planteada puede dejar a la empresa con los mismos problemas de organización que tenía antes, pero con un coste añadido. Si el presupuesto no permite abordar el proyecto correctamente, es preferible esperar o utilizar una solución más sencilla antes que implantar Odoo a medias.

Cuando la empresa todavía no tiene claro cómo quiere trabajar. Si el modelo de negocio está cambiando o no existe disposición para revisar los procesos actuales, se corre el riesgo de implantar un ERP sobre una organización que aún no está definida. El resultado puede ser un sistema diseñado para una forma de trabajar que ya ha quedado atrás cuando llega el momento de ponerlo en marcha.

¿Por dónde empiezo?

Para saber si tu empresa necesita Odoo, conviene observar cómo circula la información entre departamentos. Hay dos preguntas que ayudan a detectarlo: ¿cuántos días tardáis en cerrar el mes y cuántas versiones de un mismo archivo utilizáis durante ese proceso? Las respuestas suelen ser más reveladoras que una comparativa de funcionalidades.

Cuando una empresa se pone en contacto con nosotros, empezamos por conocer su forma de trabajar. Hablamos de los procesos que utiliza, de lo que funciona bien, de las dificultades que encuentra y de sus planes de crecimiento. Con esa información podemos valorar si necesita un ERP y si Odoo es la solución adecuada. Si creemos que no lo es, también lo decimos.

Por eso, el diagnóstico previo es una parte fundamental del proyecto. Primero entendemos cómo funciona la empresa y después configuramos Odoo para responder a sus necesidades, en lugar de obligarla a adaptarse sin más a la configuración estándar del programa.

Desde el principio hay una persona asignada que conoce la empresa y acompaña todo el proceso. Está disponible para las reuniones que sean necesarias antes, durante y después de la implantación, sin coste añadido. No necesitas saber qué ERP te conviene ni tener decidido que quieres Odoo: basta con explicarnos cómo trabajáis actualmente. El 94 % de nuestros clientes renueva.

Puedes empezar esta misma semana revisando cuánto tardáis en cerrar el mes y cuántas copias de los archivos utilizáis para hacerlo. También puedes consultar nuestros casos de éxito para conocer cómo hemos trabajado con empresas parecidas a la tuya. Si te identificas con las señales que hemos descrito, cuéntanos tu situación en el 917 37 41 74 y hablamos sobre si tiene sentido dar el paso.