Escrito por Juan José González - Consultor de ventas

Suministro inmediato de información en el IVA con Odoo

La tendencia global hacia la digitalización y la automatización de los procesos fiscales llevó a que en julio de 2017 se implementase en España el Suministro Inmediato de Información (SII).

El objetivo principal de dicha iniciativa es permitir a la Agencia Tributaria acceder a información detallada sobre las transacciones del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) de las empresas en tiempo real, buscando así mejorar la eficiencia en la recaudación de dicho impuesto, combatir la evasión fiscal y reducir la carga administrativa -tanto de las empresas como de las autoridades fiscales.

En este artículo, explicaremos más detalladamente el SII, y exploraremos cómo Odoo, sistema de gestión empresarial de código abierto, puede simplificar y agilizar su cumplimiento, permitiendo a las empresas mantener un control efectivo sobre sus operaciones financieras.

• ¿Qué es el Suministro Inmediato de Información (SII)?
• Ventajas e inconvenientes del SII para las empresas
• Odoo: Una solución integral para el SII

¿Qué es el Suministro Inmediato de Información (SII)?

El SII es un sistema de gestión y control tributario, implementado por la Agencia Tributaria, para mejorar el control y la recaudación del IVA. 

Las empresas españolas que están obligadas a cumplir con el SII, en lugar de presentar declaraciones de IVA periódicas, deben enviar información detallada sobre sus facturas emitidas y recibidas -como el importe de la factura, el tipo de IVA aplicado y los datos del cliente o proveedor- a la Agencia Tributaria de forma electrónica en un plazo muy corto, generalmente de cuatro días hábiles a partir de la fecha de emisión o recepción de la factura. 

Así, se consigue que las autoridades fiscales tengan acceso casi inmediato a los datos, facilitando el control y la fiscalización de las empresas para identificar rápidamente discrepancias y asegurarse de que están cumpliendo con sus obligaciones fiscales.
Es importante destacar que no todas las empresas en España están obligadas a cumplir con el SII, sino que sólo es obligatorio para:

• Empresas inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA).
• Grandes Empresas, con una facturación superior a 6 millones de euros.
• Empresas inscritas en grupos de IVA.

Además, también existe la opción de que una empresa se acoja de manera voluntaria a este sistema.

Ventajas e inconvenientes del SII para las empresas

Ventajas

1. Menos carga de trabajo: El SII elimina la obligación de presentar ciertos modelos fiscales que solían ser requeridos previamente.
2. Mejora de la gestión financiera: Las empresas se ven obligadas a llevar un registro más detallado y preciso de sus transacciones de IVA.
3. Reducción de riesgos fiscales: Al proporcionar información en tiempo real, las empresas pueden identificar y resolver problemas fiscales de manera más rápida.
4. Mayor control y visibilidad: Las empresas tienen un mayor control sobre sus obligaciones fiscales al ofrecer una visión en tiempo real de sus transacciones comerciales y su situación fiscal actual.
5. Cumplimiento normativo mejorado: Al automatizar gran parte del proceso de presentación de informes fiscales, el SII ayuda a garantizar que las empresas cumplan de manera más eficiente con las regulaciones fiscales en constante evolución.
6. Ahorro de costos a largo plazo: Aunque inicialmente puede requerir inversiones en sistemas y capacitación, el SII a largo plazo puede ayudar a reducir los costos administrativos y mejorar la eficiencia en la gestión de impuestos.

Inconvenientes

• Menor plazo para entregar las facturas: El plazo para entregar las facturas en el SII es generalmente más corto en comparación con los sistemas tradicionales de declaración de IVA.
• Mayor presión en la gestión financiera: Con el SII aumenta la presión sobre la gestión financiera de la empresa y se requiere un control más riguroso de los flujos de efectivo.
• Desafíos de privacidad y seguridad: La transmisión de información fiscal en tiempo real plantea desafíos de privacidad y seguridad, ya que las empresas deben garantizar la protección de los datos contra posibles amenazas cibernéticas.
• Posibles sanciones: Las empresas pueden enfrentar sanciones como multas por incumplimiento, recargos e intereses, suspensión de beneficios fiscales, auditorías fiscales y, en casos graves, la prohibición de operar.
• Requisitos en constante cambio: Las regulaciones fiscales, incluyendo las relacionadas con el SII, pueden estar sujetas a cambios frecuentes, lo que requiere que las empresas estén constantemente actualizadas y adapten sus sistemas y procesos.
• Costos de implementación: Las empresas deben contar con sistemas de información actualizados y capaces de generar informes precisos en tiempo real, lo que puede requerir inversiones en tecnología.

Odoo: Una solución integral para el SII

Para cumplir correctamente con el SII, Nanobytes ofrece una solución única a través de Odoo. En realidad, el proceso es sencillo, una vez que la factura está hecha y ha sido validada, Odoo envía una comunicación a Hacienda, para que la verifique.

Después de habilitar el Suministro Inmediato de Información en “Configuración” y seleccionar la Agencia Tributaria correspondiente, vamos a ver detenidamente los pasos a seguir. En este caso, haremos el ejemplo con una factura de proveedor:

• El primer paso, en el que no profundizaremos mucho más de lo necesario, es crear el contacto con el que vamos a hacer la factura. Deberemos rellenar, como mínimo, su nombre, país y CIF, aunque podremos añadir otros detalles si fuera conveniente. Así, la ficha de contacto quedaría como se muestra a continuación:

• El segundo paso es crear dicha factura. En esta factura deberemos especificar datos relevantes, como el proveedor (en caso de una orden de compra) o el comprador (en caso de una orden de venta), además de la fecha de factura y su referencia. 
  Una vez rellenados todos los campos necesarios, se verifica que la factura a nivel básico está correcta, y se sube al SII.

• Si la factura es correcta, Hacienda proporcionará un número de CSV que, a diferencia del número de factura, se trata de un identificador de la misma dentro del portal de Hacienda. 
  A continuación, vamos a ver una por una las pestañas que nos encontramos referentes al SII:
  La primera es la pestaña “Respuesta del SII”. Aquí, encontraremos algunos datos relevantes, como el mencionado CSV, la fecha de presentación, el estado de envío, el número y la fecha de factura, además de cualquier error que haya podido suceder.

• La siguiente pestaña que nos encontramos es “Verificación del SII”, en la que se muestra nuevamente el CSV, la fecha de consulta, el estado y la última actualización. La importancia de esta pestaña reside en que indica si la consulta ha sido satisfactoria o no una vez que se ha consultado el SII.
• De hecho, podemos comprobar en “Estado de reconciliación” si la factura ha sido contrastada o no. En caso de indicar “no contrastada” puede haber dos motivos: o el proveedor no ha subido la factura o no tiene la obligación de subirla (ya hemos visto que no todas las empresas deben estar sujetas al SII).

• La tercera pestaña que encontramos es “Respuesta del RECC”. En España, algunas empresas pueden optar por aplicar el régimen de IVA de caja, que es un sistema de devengo del IVA basado en el momento en que se cobra la factura. A través del SII, las empresas pueden registrar el devengo del IVA cuando se realiza la factura y cuando se efectúa el pago correspondiente.
• Por último, en “Cola de trabajo” es interesante destacar que se puede programar que las facturas se suban automáticamente.

• Por último, antes de mandar la factura, es importante configurar los tipos de operaciones en la pestaña de “Información AT”. Aquí podemos ver -referente al SII- la fecha de operación, la clave de registro y la identificación automática. Esto se resume en que el sistema es capaz de, con los datos que se le proporcionan, identificar si se trata de un DUA -facturas de importación- y el tipo de factura -si se puede deducir más tarde.

• En la imagen anterior, podemos ver en la esquina superior izquierda la opción de “Registrar pago”. Una vez publicada la factura, podemos acceder al portal de la Agencia Tributaria con nuestro certificado y comprobar que las facturas se han subido correctamente.