9 errores a evitar en implementaciones de ERP

Escrito por Damián Valverde - Project Manager

¿Cuáles son los errores que se deben evitar en los proyectos ERP?

Las ventajas y beneficios que nos ofrecen los sistemas de gestión integral (ERP) pueden ser enormes y suponen cambios que afectan a todos los niveles de la organización pero también pueden suponer grandes desafíos si no se realiza este proyecto de forma correcta. A continuación le mostramos los errores más comunes en la implementación de un sistema ERP para que los evite en su proyecto.

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1. Planificación inadecuada y no tener los objetivos claros

Cualquier adquisición e implementación de TI requiere una planificación cuidadosa para evitar perder el tiempo o posibles errores a futuro, pero los sistemas ERP en particular, porque tocan todas las áreas de la organización.

La "planificación" cubre varios elementos diferentes:

Saber qué es lo que se espera lograr con la implementación de un sistema ERP y cómo medir esos objetivos.
Debe planificar todo el proyecto, incluidos los plazos y las personas que participarán en cada etapa del proceso.
Debe considerar la participación de terceros y el impacto en sus operaciones comerciales normales.

2. No asignar un líder de proyecto dentro de la compañía a implementar

Debido a la escala y la complejidad de una implementación típica de ERP, es esencial que una sola figura dentro de su organización sea reconocida como el líder del proyecto, dentro de la escala de roles de proyecto en la implementación. Esta deberá ser la única persona hacia y desde la cual todas las decisiones pueden fluir en cascada. Este líder debe, por supuesto, tener las habilidades y la experiencia adecuadas y ser reconocido como tal por el resto de la organización.

El resto del equipo debe ser comprensivo con el proyecto y por supuesto, colaborar y estar predispuesto a todo tipo de cambios. Deben estar preparados para hacer preguntas desafiantes, pero también para escuchar las respuestas. Deben comprender el valor del proyecto y cómo se verá el éxito. Deben estar preparados para traer a toda la organización con ellos, implementar el cambio cultural donde sea necesario.

3. No disponer del tiempo suficiente para implementar un ERP

No cometas el error de reducir los tiempos del proceso o no dedicar el tiempo necesario, ya que esto puede provocar que el proyecto falle. Planifica con tu proveedor un calendario en el que estén muy claros los periodos de tiempo en los que se llevará a cabo la implementación, incluyendo todas las etapas y la participación de los involucrados que lo conforman.

4. Selección inadecuada de proveedores

Es fácil creer que todos los sistemas ERP conocidos son (relativamente) iguales, pero esto no es así. Elegir un determinado ERP solo porque conoce al proveedor o le han ofrecido un buen trato, o porque sabe que funciona bien en un negocio diferente, puede llevar la implementación al fracaso.

Es de vital importancia decantarnos por una consultora reputada que tenga una amplia experiencia en la implementación de soluciones destinadas al sector al que pertenecemos. Podemos investigar las opiniones que han emitido otros clientes sobre la misma y las referencias en Internet sobre sus proyectos más recientes.

5. Dejar la responsabilidad exclusivamente al proveedor

La implementación lleva una corresponsabilidad clara entre la organización que provee el producto y la empresa que lo implementa. No pierdas de vista que el resultado de la implementación será la herramienta con la que la empresa va operar sus procesos diarios, aunque tampoco debes subestimar la ayuda que los proveedores de software te pueden dar, pues ellos son los que brindan la información y asesoría para que tú puedas entender y, por ende, poner a trabajar el sistema de manera efectiva.

Trabaje codo a codo con su proveedor ofreciéndole toda la información que pueda necesitar sobre su negocio y sus procesos operativos, coordine a su equipo interno para prepararlos para el cambio y empápese de toda la formación que necesite ya que, al final, será usted quien utilice el ERP la mayor parte del tiempo.

6. Elegir una solución sin posibilidades de escalabilidad

Escoger una solución que sea escalable como Odoo siempre es una elección acertada. Al margen de lo asentada que esté nuestra empresa en su sector o los esfuerzos que estemos aplicando para incentivar su crecimiento, contar con un sistema de gestión capaz de afrontar el sobredimensionamiento de la organización eficientemente es siempre una condición que juega a nuestro favor.

El ERP escogido debe ser flexible, por otro lado, y adaptarse a los nuevos escenarios que puedan presentarse. Al fin y al cabo, el nuevo entorno de mercado siempre en constante mutación exige, por parte de las empresas, una predisposición al cambio, y los recursos necesarios para adaptar su operativa sobre la marcha.

Otra opción es implementar por fases o módulos, sin comprometer todos los ámbitos de la empresa desde un primer momento, enfocándonos en primer lugar, en las áreas que más cambios necesiten.

7. No realizar una migración de datos adecuada

El rendimiento de cualquier sistema ERP depende en gran medida de la calidad de los datos con los que está trabajando. Su implementación implica la migración de datos de algunos de sus sistemas existentes al nuevo, y si esos datos son deficientes, o simplemente tienen un formato deficiente, el éxito de su implementación se verá seriamente comprometido.

Es fundamental preparar minuciosamente sus datos, y asegurarse de que su importación al nuevo sistema se lleve a cabo a la perfección.

8. Mala comunicación entre los implicados

Aunque existan secciones de la empresa que no estarán involucradas directamente con el proyecto, es necesario informar a todo el personal de la nueva forma de trabajo.

Habitualmente los cambios generan dudas, temor y ansiedad, mucho más cuando se sabe que se verá afectada la forma en que se trabaja, y en una primera instancia no está claro su alcance. Por eso es fundamental la forma en que se comunique el proyecto al personal. Lo ideal es que se produzcan informes frecuentes sobre cómo va evolucionando el proyecto, y que se habiliten varios canales para que el personal haga llegar sus dudas.

9. Creer que el ERP obrará milagros y basarse en suposiciones

En implementaciones de ERP es común escuchar frases como "yo supuse que el proceso se hacía de tal o forma", "yo supuse que ustedes iban a hacer tal o cual actividad". Este es uno de los errores que pueden presentarse más comúnmente a lo largo de todas las fases de la implementación de un ERP, para evitarlo es importante tener documentos que definan los procesos con todos sus escenarios (incluyendo los no comunes), y también que especifiquen actividades y responsabilidades con nombre y apellido. Todo debe quedar por escrito y debidamente firmado.

Tenemos siempre que tener los pies en el suelo y que nuestro proveedor nos explica qué puede o no puede realizar de serie el ERP, ya que en caso contrario, podemos tener una altas expectativas en cuanto al programa y creer que se va a encargar de todo sin ningún límite.

Un ERP no es solo un proyecto de sistemas, sino que debemos verlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización, que incluye no sólo recursos tecnológicos y de infraestructura sino el activo más valioso, el capital humano.

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