Cómo calcular el ROI con un software ERP

¿Cómo realizar un estudio del ROI de forma efectiva?

Por definición, el ROI es el valor económico generado como resultado de la implementación de diferentes acciones y nos permite medir el rendimiento obtenido de una inversión, en este caso, de nuestro ERP.

A primera vista, calcular el ROI de cualquier proyecto es relativamente sencillo y debemos conocer dos cifras: los costes esperados del proyecto y los rendimientos esperados del proyecto. La fórmula que debemos seguir es la siguiente:

ROI = [(Beneficio - Inversión total) / Inversión total] * 100

A mayor resultado en este cálculo, mayor será su rendimiento o beneficio esperado. 

La complejidad a la hora de calcular un ROI radica en la definición concreta de qué se entiende por coste y qué por beneficio (o retorno) y también en la generación de expectativas por parte del cliente.  La definición de lo que es un coste o un beneficio puede ser diferente en función del sector, negocio o departamento y es importante unificar esos criterios para hablar todos el mismo idioma. 

Normalmente, es mucho más sencillo determinar los costes de una implementación de ERP que los beneficios, que muchas veces vienen reflejados no solo en las ventas y facturación, si no en la eficiencia y mejora de procesos y en la productividad de nuestros empleados.

¿Cuáles son los costes de un ERP?

Los costes de un proyecto de ERP van más allá de los costes involucrados en la compra real del sistema. Primero, piense detenidamente en la plataforma en sí:

• ¿Necesita pagar extra por módulos adicionales o personalizaciones?

• ¿Tiene un coste único o debe pagar por licencias de usuario y suscripción SaaS?

Después, debemos contar con los costes de los procesos de implementación. La mayoría de las empresas que implementan un nuevo sistema ERP trabajan con consultores para configurar e instalar el sistema, ejecutar pruebas, migrar sus datos y asegurar que el cambio se ha realizado correctamente.

¿Y qué sucede si durante la implementación encontramos un problema con el que no contábamos o con algún aspecto que no habíamos tenido en cuenta al inicio del proyecto? Es posible, que estos costes iniciales se incrementen en función de la complejidad del problema o del tiempo que requiera su resolución.

Otros costes que pueden surgir son los de formación al personal sobre el uso del nuevo sistema, además de la supervisión y el mantenimiento. 

• Mantenimientos de la plataforma

• Servidor

• Actualizaciones y parches de seguridad

Finalmente, debe pensar en la vida útil esperada de su nuevo ERP.  ¿Qué escalabilidad y flexibilidad tiene el sistema y qué sucede si su negocio crece más rápido de lo esperado?

¿Cuáles son los beneficios de un ERP?

El cálculo adecuado de los rendimientos y de los beneficios esperados requiere que adopte una visión holística de estos beneficios. Por ejemplo, ¿espera que el sistema ERP le permita fabricar más productos o acelerar su proceso de producción? ¿Espera que libere recursos humanos para centrarse en tareas más complejas?

Las preguntas más difíciles de responder pueden ser predicciones sobre el tipo de beneficios que obtendrá con el nuevo sistema de gestión empresarial. ¿Espera poder tomar decisiones más inteligentes con respecto a los proveedores, la adquisición de productos y la negociación de contratos, por ejemplo? Es posible que no pueda traducir estos problemas en una cifra de rendimiento precisa. 

Supongamos que somos una asesoría y nuestro proceso de venta pasa por enviar un documento PDF al cliente, éste debe imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo para aceptar nuestros servicios. Si adoptamos un ERP que nos permita enviar un contrato online y firmarlo al cliente en el momento y que, además, toda la información relativa al mismo quede asociado a la cuenta del cliente, estaríamos mejorando nuestros varios procesos:

• Reducir el tiempo de decisión de compra, el cliente puede realizar la firma de manera inmediata.

• Asociar toda la información (fecha, cliente, servicio, etc.) en la ficha del cliente, para tener una trazabilidad.

En un corto plazo ya tenemos beneficios inmediatos y muy probablemente a medio-largo plazo tendremos beneficios a nivel de mayor número de ventas y de facturación. 

Siempre debemos tener en cuenta lo que el sistema nos va a aportar y lo que no va a ser capaz de hacer, y asegurar que el sistema va a cumplir con nuestras expectativas para no llevarnos decepciones por el camino. 

Calcular el ROI de un sistema ERP es esencial tanto para la planificación como para la evaluación del proyecto. Es importante, por tanto, tener una visión integral de los costes y tener claro los beneficios que le aportará el programa.