Escrito por Francisco Javier Rozalén - Director de Desarrollo de Negocio

Verifactu y Odoo

En la era digital, las empresas buscan soluciones que no solo faciliten la gestión diaria, sino que también cumplan con las normativas legales y fiscales vigentes. En España, una de las normativas más recientes y relevantes es el sistema Verifactu, implementado por la Agencia Tributaria. Este sistema tiene como objetivo luchar contra el fraude fiscal y fomentar la digitalización y automatización de los procesos de facturación. A continuación, exploramos cómo Odoo, una de las plataformas ERP más completas y versátiles, cumple con los requisitos del sistema Verifactu.

1. ¿Qué es Verifactu?
2. ¿Cuándo entra en vigor Verifactu?
3. Odoo y la conformidad con Verifactu AEAT
4. Características técnicas de Odoo para Verifactu

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es un sistema que requiere que las aplicaciones de facturación generen un registro de alta cada vez que se emite una factura. Este registro debe ser enviado automáticamente a la Agencia Tributaria, garantizando la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros. Además, las facturas deben incluir un código QR y una referencia específica que indique que han sido generadas mediante el sistema Verifactu.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

El sistema Verifactu entra en vigor de manera obligatoria el 1 de julio de 2025. Antes de esta fecha, las empresas deberán adaptar sus sistemas de facturación para cumplir con las especificaciones técnicas y normativas establecidas por la Agencia Tributaria, incluyendo la generación de registros de facturación automáticos, la incorporación de códigos QR y la capacidad de enviar estos registros a la administración tributaria.

Odoo y la conformidad con Verifactu AEAT

Odoo es un software de gestión empresarial que integra diferentes aplicaciones, desde CRM hasta contabilidad y facturación. Gracias a su arquitectura modular y su capacidad de personalización, Odoo se adapta fácilmente a las nuevas normativas como Verifactu, aunque por el momento, solo estará disponible para la última versión. 

Generación de Registros de Facturación

Odoo permite la creación de registros de facturación de manera automática cada vez que se emite una factura. Estos registros cumplen con los requisitos de integridad y conservación, asegurando que no puedan ser alterados una vez generados. La capacidad de Odoo para gestionar grandes volúmenes de datos de manera eficiente garantiza que todos los registros de facturación sean accesibles y legibles en cualquier momento.

Incorporación de Código QR

Las facturas generadas en Odoo pueden ser configuradas para incluir un código QR que contiene información esencial sobre la factura y el emisor. Este código QR facilita la verificación y el cumplimiento con los requisitos de Verifactu, proporcionando una forma rápida y segura de acceder a los datos de facturación.

Envío automático a la Agencia Tributaria

Odoo ofrece la funcionalidad de enviar automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Esta integración directa con la administración fiscal asegura que las empresas puedan cumplir con sus obligaciones de manera eficiente y sin errores. La automatización del envío de facturas reduce significativamente la carga administrativa y minimiza el riesgo de sanciones por incumplimiento.

Declaración responsable y trazabilidad

Las aplicaciones de facturación de Odoo incluyen una declaración responsable que asegura el cumplimiento con el reglamento de requisitos para soluciones informáticas de facturación. Además, Odoo registra todos los eventos relacionados con la actividad de facturación, garantizando la trazabilidad completa de cada operación. Estos registros de eventos son inalterables y se conservan hasta que prescriban las obligaciones tributarias, cumpliendo así con uno de los pilares fundamentales de Verifactu.

Características técnicas de Odoo para Verifactu

Además de las funcionalidades mencionadas, Odoo ofrece varias características técnicas que lo hacen ideal para cumplir con Verifactu:

• Personalización: La plataforma es altamente personalizable, permitiendo ajustes específicos según las necesidades de cada empresa para garantizar el cumplimiento con Verifactu.
• Seguridad de datos: Odoo asegura que todos los datos estén protegidos contra alteraciones no autorizadas, cumpliendo con los estándares de seguridad requeridos por la normativa.
• Interfaz intuitiva: La interfaz de Odoo es fácil de usar, lo que facilita la adopción del sistema por parte de los empleados sin necesidad de una extensa capacitación.
• Integración con otros módulos: Odoo permite una integración fluida con otros módulos como contabilidad, inventario y ventas, ofreciendo una solución integral para la gestión empresarial.

Utilizar Odoo para cumplir con Verifactu ofrece numerosos beneficios a las empresas, entre los que se destacan:

• Transparencia y confianza: Al cumplir con Verifactu, las empresas demuestran transparencia en sus operaciones, lo que puede aumentar la confianza de los clientes y socios comerciales.
• Eficiencia administrativa: La automatización del proceso de facturación y el envío de registros a la Agencia Tributaria reduce la carga administrativa, permitiendo a las empresas enfocarse en actividades más estratégicas.
• Reducción de riesgos: Cumplir con las normativas fiscales ayuda a evitar sanciones y multas, asegurando que la empresa esté siempre al día con sus obligaciones fiscales.
• Facilidad de uso: La interfaz intuitiva y la facilidad de integración de Odoo hacen que sea sencillo para las empresas adaptarse a los requisitos de Verifactu sin necesidad de cambios drásticos en sus procesos.
• Mejora de procesos: La digitalización y automatización de los procesos de facturación no solo aseguran el cumplimiento normativo, sino que también mejoran la eficiencia operativa general, reduciendo errores humanos y agilizando las operaciones financieras.

Preparación para la Implementación

Implementar Odoo para cumplir con Verifactu implica algunos pasos clave:

• Evaluación de necesidades: Analizar las necesidades específicas de la empresa y cómo Odoo puede ser personalizado para cumplir con Verifactu.
• Configuración de Odoo: Ajustar las configuraciones del sistema para incluir los códigos QR, referencias Verifactu y la capacidad de generar y enviar registros de facturación automáticamente.
• Capacitación del personal: Asegurar que el personal esté capacitado en el uso de Odoo y en los nuevos procesos de facturación según Verifactu.
• Pruebas y validación: Realizar pruebas para asegurar que todos los registros y envíos a la Agencia Tributaria se realicen correctamente y que se cumplan todos los requisitos de Verifactu.
• Monitoreo continuo: Implementar un sistema de monitoreo continuo para garantizar que todas las facturas y registros sigan cumpliendo con las normativas vigentes.

Odoo se presenta como una solución integral y eficiente para las empresas que buscan cumplir con el sistema Verifactu. Su capacidad de generar registros de facturación automáticos, incluir códigos QR, enviar información a la Agencia Tributaria y garantizar la trazabilidad y conservación de los datos, hace que Odoo sea una herramienta esencial para asegurar el cumplimiento fiscal en el entorno digital actual. 

Adaptarse a Verifactu no solo es una obligación legal, sino una oportunidad para mejorar la eficiencia y transparencia de la gestión empresarial. Con Odoo, las empresas no solo cumplen con la normativa, sino que también optimizan sus procesos, reducen riesgos y se posicionan como entidades transparentes y confiables.