Firma digitalmente tus documentos con Odoo Sign

Escrito por Pilar Espinosa de los Monteros - Desarrolladora de Odoo

Firma digital con Odoo

Cada vez más nuestros trámites con organismos públicos y empresas se hacen de manera no presencial, por lo que la firma electrónica es una herramienta cada vez más utilizada en el ámbito empresarial y legal para realizar trámites y firmar documentos de manera rápida, segura y con validez jurídica. En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la firma electrónica, cómo hacerla y obtenerla en España, e incluso te contaremos que es posible tener tu firma electrónica en tu móvil, haciendo todos tus tediosos trámites un poco más sencillo.

  1. ¿Qué es la firma electrónica?
  2. Diferencias entre firma electrónica y firma digital
  3. ¿La firma digital es válida?
  4. Firmar documentos con Odoo

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¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es un sistema que permite identificar al firmante de un documento a través de medios electrónicos. Es decir, se trata de una firma que se realiza de forma digital y que permite garantizar la autenticidad e integridad de un documento en formato electrónico.
 
Una vez conocemos a qué nos referimos cuando hablamos de firma electrónica, también debemos de hablar del término firma digital ya que existen diferencias entre ambas.

Diferencias entre firma electrónica y firma digital

A menudo se confunde el término firma electrónica con firma digital, pero es importante saber que no son lo mismo. La firma electrónica es un concepto más amplio que incluye diferentes tecnologías para firmar documentos de forma electrónica, mientras que la firma digital es una de esas tecnologías. La firma digital es una firma electrónica avanzada que utiliza un certificado digital para garantizar la autenticidad e integridad de un documento.

Para hacer una firma digital es necesario contar con un certificado digital, que se puede obtener a través de una Autoridad de Certificación (AC) reconocida por la Agencia Tributaria en España. Una vez que se tiene el certificado digital, se puede utilizar para firmar documentos de forma electrónica a través de diferentes plataformas y herramientas, como Adobe Acrobat, DocuSign, Signaturit, entre otros.
 
Una vez tenemos claro qué diferencia hay entre una firma digital y firma electrónica, vamos a centrarnos en la firma electrónica. Para que pueda resultar más sencillo de diferenciar sería igual a la firma en papel, pero utilizando cualquier soporte tecnológico para realizarlo. Incluso hay un reglamento que define los estándares y normas para los distintos tipos de firmas electrónicas y su validez, el eIDAS.

¿La firma digital es válida?

En general podemos decir que la firma electrónica tiene la misma validez que una firma física, es decir, cualquier documento con firma electrónica es válido en la Unión Europea, aunque tiene que cumplir ciertos requisitos.

Para que una firma electrónica tenga validez jurídica, es necesario que cumpla con los requisitos establecidos por la legislación española. En España, la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, establece los requisitos que deben cumplir las firmas electrónicas para tener validez jurídica.

Estos requisitos son los siguientes:

  • Identificación del firmante: La firma electrónica debe permitir identificar al firmante de forma inequívoca.
  • Integridad del documento: La firma electrónica debe garantizar que el documento no ha sido alterado desde su firma.
  • Consentimiento del firmante: La firma electrónica debe ser realizada con el consentimiento del firmante.
  • Vinculación al documento: La firma electrónica debe estar vinculada al documento firmado de forma que cualquier alteración posterior quede reflejada.

Una vez que cumplamos estos requisitos nuestra firma es totalmente válida, para realizarla podemos usar cualquier soporte tecnológico que nos ayude, como es el caso de ordenadores, tablet e incluso el móvil, y es que cada vez vas realizamos todos nuestros trámites desde este tipo de dispositivos.

Firmar documentos con Odoo

Pero, ¿sabías que Odoo tiene un módulo el cual nos permite firmar documentos de manera rápida y sencilla? Te contamos un poco más:

El módulo de firma de Odoo permite a los usuarios firmar documentos de forma digital y segura directamente desde este software ERP. Los documentos pueden ser cualquier tipo de archivo, desde contratos hasta facturas y cualquier otro documento que necesite ser firmado.

Para utilizar el módulo de firma de Odoo, primero se debe activar en la configuración del módulo. Una vez activado, se puede crear un documento para que sea firmado. Para hacerlo, se debe cargar el documento en Odoo y luego agregar el campo de firma al documento. El campo de firma se puede personalizar para incluir una variedad de opciones, como el nombre del firmante, la fecha y la ubicación de la firma, como podemos ver en este vídeo.

 
 



Cuando el documento está listo para ser firmado, se envía una solicitud de firma al destinatario. El destinatario recibirá un correo electrónico con un enlace para firmar el documento. El destinatario puede abrir el enlace y firmar digitalmente el documento utilizando su firma electrónica.

Una vez que se ha completado la firma, el documento firmado se guarda automáticamente en Odoo. El documento firmado se puede descargar y enviar por correo electrónico o imprimir según sea necesario.

Además, el sistema nos crea de forma automática un certificado de finalización donde nos da datos importantes como quién ha creado el documento, los datos de la persona firmante y un código único de ID de firma, he incluso el registro de acceso al documento, para tener una integridad válida, como este ejemplo que os mostramos:

Por lo que firmar documentos de forma electrónica nos permite:

firma digital en odoo

  • Ahorro de tiempo: La firma digital permite que los documentos sean firmados de manera rápida y eficiente, sin la necesidad de imprimirlos, firmarlos a mano y luego escanearlos o enviarlos por correo postal.
  • Mayor seguridad: La firma digital proporciona un alto nivel de seguridad al garantizar que el documento no se haya modificado desde la firma y que el firmante es quien dice ser.
  • Seguimiento y controlOdoo Sign permite un seguimiento y control más fácil de los documentos firmados, incluyendo la posibilidad de configurar recordatorios para los firmantes y supervisar el estado de los documentos.
  • Facilidad de uso: La interfaz intuitiva de Odoo Sign hace que sea fácil para los usuarios firmar documentos, incluso aquellos que no están familiarizados con la tecnología de firma digital.

Firmar documentos con Odoo Sign puede proporcionar a las empresas una solución eficiente, económica y segura para la gestión de documentos, con la posibilidad de aumentar la productividad y mejorar la experiencia del usuario. ¿A qué esperas para probarlo?

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    Fuentes consultadas: 

        Página oficial de Odoo

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