¿Cómo hacer un presupuesto en Odoo?

¿Cómo crear un presupuesto en Odoo?

Dentro de nuestro ERP encontramos módulos destinados a cada una de las áreas de nuestra empresa, en el artículo de hoy vamos a ver el módulo de ventas de Odoo, este será el encargado de gestionar y facilitarnos la realización de presupuestos.

Como Odoo nos muestra, el presupuesto es el primer paso de una nueva venta, por lo que debemos de realizarlo de forma correcta y además sea sencillo para la persona encargada.
Para crear nuestro presupuesto en Odoo, debemos pulsar en el botón “CREAR” que nos aparece en la parte superior derecha dentro de nuestro módulo “Ventas”:

Una vez pulsemos en “Crear”, nos llevará a la vista donde debemos de seleccionar toda la información necesaria para poder crear correctamente nuestro presupuesto, que vamos a ver en detalle:

• Cliente: en este apartado, Odoo nos da dos posibilidades, podemos seleccionar un cliente que ya tengamos creado en nuestro CRM dentro del módulo “Contactos” o podemos directamente crear el contacto desde el mismo presupuesto, facilitándonos crear una base de datos con información para posteriores comunicaciones.
• Expiración: este campo elegiremos el periodo de validez de este presupuesto, donde nos aparece un calendario para poder elegir día, mes y año.
•  Recurrencia: en el caso de que el producto que vendamos tenga recurrencia o sea suscripción, en este campo podemos definir de qué tipo será, mensual, anual, trimestral, etc.
• Plazos de pago: con respecto a este campo seleccionaremos el tipo de plazo de pago para este presupuesto, Odoo nos trae los plazos de pago más usuales creados, pero nosotros podemos crear más si fuera necesario.
• Líneas del pedido: corresponde a los productos que conforman nuestro presupuesto, estas pueden ser tantas como productos queramos asociar al presupuesto.
•  Agregar un producto: Al seleccionar el producto nos aparecerán aquellos que ya tengamos creados en el sistema, con su precio, descripción y demás campos. No obstante, podemos crear nuevos productos desde una línea.
• Agregar sección: este apartado sirve para crear separación entre las distintas líneas que componen nuestro presupuesto.
• Agregar nota: el campo nota nos facilita poder dar más información al cliente sobre el producto o presupuesto en general.
• Términos y condiciones: en este apartado aparecerán los términos y condiciones asociados al presupuesto, Odoo nos permite tener uno genérico o crear uno específico por presupuesto dependiendo de nuestras necesidades.
• Productos opcionales: en esta pestaña podemos añadir líneas de productos opcionales que podemos ofrecerles al cliente, donde tenemos los mismos campos que en líneas del pedido.
  

Otra información: en la pestaña otra información tenemos relación con otros módulos y podemos gestionar diferentes apartados como políticas de entrega, seguimiento o aspectos contables.

Tras rellenar todos los campos necesarios para nuestro presupuesto nos quedaría tal que así:

Pero atento, ya que esto no es todo, sino que además Odoo nos permite personalizar nuestro presupuesto dependiendo de nuestras necesidades, añadiendo o quitando campos si es necesario.

¿Cómo personalizar presupuesto con Odoo?

Odoo es un ERP personalizable gracias a su herramienta Odoo Studio, puedes conocer más información de cómo funciona en este articulo. A la hora de hacer nuestros presupuestos podemos encontramos con la necesidad de nuevos campos los cuales no estén por defecto, por lo que podemos crearlos nosotros mismos, tanto en la parte de la información del cliente o incluso en la línea del pedido.

Como ejemplo vamos a tomar el caso real de un cliente, el cual necesitaba adjuntar cierta documentación a su presupuesto, para ello se creó una nueva pestaña “Documentación” donde tenemos diferentes tipos de campos creados, como son: tipo texto, fecha y un campo donde podemos adjuntar archivos:

Incluso estos campos se pueden adjuntar en formatos de impresión o ser visibles por el cliente, por lo que las posibilidades de personalizar nuestro presupuesto son prácticamente infinitas, adaptándose a todo tipo de necesidades.

¿Cómo enviar al cliente un presupuesto con Odoo?

Pero esto no es todo lo que Odoo nos facilita a la hora de hacer un presupuesto, sino que además nos permite tener un contacto con el cliente fácil y rápido, como te vamos a mostrar a continuación.

Una vez que tenemos nuestro presupuesto creado es el momento de enviárselo a nuestro posible cliente. Odoo nos permite de forma fácil imprimir este presupuesto y poder entregarlo en mano, aunque esta práctica se está dejando de utilizar ya que podemos encontrarnos que el cliente es de fuera de nuestra localización, o algo mejor, queremos cuidar del medio ambiente reduciendo nuestra huella de carbono y para eso Odoo nos ayuda de forma fácil y rápida.

Odoo nos permite enviar nuestro presupuesto mediante correo electrónico, una vez realizado en la parte superior nos aparece el botón “ENVIAR POR CORREO ELECTRÓNICO” el cual nos abre una plantilla de correo totalmente personalizable donde se adjunta el presupuesto que hemos creado previamente:

Además, Odoo nos permite otra opción para enviar los presupuestos de forma todavía más novedosa, que nos aporta un plus con respecto a nuestra competencia, y es que, podemos darle acceso a nuestra Intranet para que nuestros clientes tengan acceso a todos sus presupuestos e incluso puedan aceptarlos de forma fácil y rápida:

Como puedes ver, hacer presupuestos con Odoo reduce el tiempo que gastas en tu día a día, permite personalizarlos según tus necesidades, y además mejora relación con el cliente tanto en el envío como aceptación de presupuestos llevándolo al siguiente nivel.